Online-Umfragen im Event-Management

Sie stecken mitten in der Planung eines Events und wissen nicht mehr wo Ihnen der Kopf steht? Das kennt wohl jeder, der schon einmal ein Firmenevent, eine Hochzeit oder eine Konferenz organisiert hat. Sie wissen genau, wieviel Arbeit Sie erwartet.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Planung einer solchen Veranstaltung durch die Nutzung von Online Umfragen erheblich erleichtert werden kann.

 

Organisatorisches vor dem Event

Sobald sich mehrere Leute an einem Punkt versammeln, kann man bereits von einem Event sprechen. Ein Event kann also quasi alles sein: von Betriebsfeiern und Jubiläen, über Hochzeiten und Theaterstücke, bis hin zu Konferenzen und Seminaren. Damit die Planung und Organisation von Events stressfrei und problemlos verläuft ist es ratsam, mit Online-Umfragen zu arbeiten.

Als Veranstalter kann man bereits weit vor dem Event E-mails mit Online-Umfragen versenden. In diesen Umfragen kann zum einen die Teilnahme abgefragt werden und die potenziellen Gäste können sich anmelden.

Doch was passiert, wenn viele Gäste an dem von Ihnen gewählten Termin nicht können? Fangen wir am besten ganz vorne an. Sie versenden Umfragen an potenzielle Teilnehmer und stellen mehrere Termine zur Auswahl. Sie können dann den Termin auswählen, an dem die meisten Gäste Zeit haben. Danach können erneut Online-Umfragen zur Anmeldung versendet werden. Die Teilnehmer haben die einfache Auswahl zwischen ,,ich nehme teil“ oder ,,ich nehme nicht teil“.

Des weiteren kann und soll natürlich noch nach anderen Informationen gefragt werden.

Es bieten sich zum Beispiel Fragen nach bestimmten kulinarischen Vorlieben oder möglichen Unverträglichkeiten an. Auch nach Flughafentransfer und Wünschen bei der Übernachtung sollte gefragt werden.

Damit die Erwartungen der Gäste an Ihre Veranstaltung erfüllt werden, können Sie zu diesem Thema ebenfalls Fragen einbauen. Anhand der Umfrageergebnisse kann die Spezifizierung des Programms erheblich vereinfacht werden. Das vermittelt den Gästen ein gutes Gefühl und erweckt einen positiven Eindruck. Wenn auf Wünsche eingegangen wird, ist die Bereitschaft teilzunehmen definitiv höher. Allerdings sollten Sie ihre Gäste auch nicht mit Fragen überladen und sie überfordern, sodass sie den Anmeldevorgang abbrechen.

Es ist zudem ratsam, dass Sie die ersten Einladungen bereits personalisieren. Enthält die Einladung eine persönliche Anrede und ein ansprechendes Design, ist es wahrscheinlicher, dass sich die Gäste anmelden. Es können auch hochwertige Papierkarten zur Einladung versendet werden. Sowohl elektronische, als auch postalische Einladungen haben ihre Vor- und Nachteile.

Ihr Ziel sollte es sein, so viele Anmeldungen wie möglich zu bekommen, damit das Event ein Erfolg wird und Planungs- und Kostenaufwand in einem guten Verhältnis stehen.

Gäste werden seltener abspringen, wenn die Anmeldung ihnen bereits ein gutes Gefühl vermittelt. Um ein Abspringen zu verhindern, sollten Registrierung und Anmeldung so komplikationslos wie möglich verlaufen. Treten bei der Anmeldung technische Probleme auf oder kann der Gast den Anmeldebutton aufgrund eines schlechten Designs nicht oder nur sehr schwer finden, wird die Anmeldung wahrscheinlich nicht beendet.

Wichtig ist also, Wert auf eine einfache und übersichtliche Gestaltung zu legen, denn durch zusätzliche und unnötige Schritte können die Gäste das Interesse verlieren.Sie als Veranstalter müssen selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen für Sie und Ihre Planung notwendig, beziehungsweise ausreichend sind.

Falls es erforderlich ist, kann am Ende der Umfrage eine sofortige Zahlung eingebaut werden, um den kompletten Vorgang relativ zügig abzuwickeln.

Ist der Anmeldevorgang abgeschlossen, sollten sie den Teilnehmern Informationen zukommen lassen, zum Beispiel über Redner, Programmpunkte und Zeitpläne. Außerdem sollte kurz vor dem Event eine Erinnerungs-Email verschickt werden, um zu vermeiden, dass Teilnehmer die Veranstaltung im Terminstress vergessen.

 

Was sollten Sie sich also merken, wenn Sie Online-Umfragen zu organisatorischen Zwecken vor Ihrem Events verwenden?

Sie können die Umfrage zur Terminabfrage, Einladung und Anmeldung nutzen. Dabei sollte auf ansprechendes Design und persönliche Anreden geachtet werden. Technische Probleme und zu viele, unnötige Fragen sollten Sie strickt vermeiden, um die potenziellen Gäste nicht abzuschrecken.

Wenn Sie diese grundlegenden Punkte beachten, kann bei der Planung Ihres Events nichts mehr schief gehen.

 

Live-Feedback während dem Event

Damit Sie während dem Event live auf die Teilnehmer reagieren können, bietet es sich an mit Live-Umfragen zu arbeiten.

Live-Feedback ermöglicht Ihnen, in Echtzeit auf die Stimmung Ihrer Teilnehmer zu reagieren und Unzufriedenheiten umgehend zu beseitigen. So wird die Zufriedenheit der Gäste sofort gesteigert und die Bereitschaft, erneut an der Veranstaltung teilzunehmen oder diese weiter zu empfehlen steigt.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Live-Feedback zu erhalten.

Zum einen können Sie mit Mitarbeitern arbeiten, die auf dem Veranstaltungsgelände die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht bitten, eine Umfrage auf einem Tablet auszufüllen. Die Umfrageergebnisse werden dann direkt an Mitarbeiter im ,,Background“ weitergeleitet, die die Ergebnisse auswerten und darauf reagieren. Das bietet den Vorteil, dass die Teilnehmer häufiger die Umfrage annehmen und sie auch beenden. Bei einer persönlichen Ansprache schlagen weniger Leute das Angebot ab, als bei anderen Methoden.

Doch was zählt zu den anderen Methoden?

Es gibt die Möglichkeiten mit QR-Codes, Event-Apps oder anderen Arten von Umfragen zu arbeiten.

Wenn Sie mit QR-Codes arbeiten, können Sie diese am Ende von Präsentationen auf einer großen Leinwand oder mehreren kleinen Bildschirmen einblenden. Die Teilnehmer können diese dann mit ihren Mobilfunkgeräten oder mit Geräten, die sie vom Veranstalter zur Verfügung gestellt bekommen einscannen und werden sofort zu einer Umfrage weitergeleitet. Sie könnten Fragen über den vorausgegangenen Vortrag, Redner oder die aktuelle Stimmung stellen.

Um mit Event-Apps zu arbeiten empfiehlt es sich, bereits bei dem Check-In oder bei der Anmeldung einen Link oder einen QR-Code zu verteilen, über den ein Download der App möglich ist. Über diese App können die Gäste jederzeit während der Veranstaltung ihr Live-Feedback abgeben. Damit die Abstimmung über die App nicht in Vergessenheit gerät, ist es ratsam, Werbung auf dem Veranstaltungsgelände für die App zu machen. Zum Beispiel können über die Bildschirme auch Banner laufen, die an das Ausfüllen und Abstimmen erinnern oder Sie erwähnen die Umfrage vor oder nach einem Vortrag. Dies wirkt meistens nochmal persönlicher.

Ein Problem ist meistens, dass die meisten Menschen zu bequem sind die Umfrage auszufüllen, da es für sie keinen Mehrwert bietet. Motivieren Sie ihre Gäste daher mit kleinen Belohnungen, wie zum Beispiel VIP-Upgrades bei der Übernachtung oder einen kostenlosen Drink am Abend an der Bar. Welche Möglichkeit Sie wählen hängt natürlich auch von Ihren finanziellen Möglichkeiten ab.

Eine sehr attraktive Variante für viele Gäste sind oft kleine Bildschirme, die überall auf dem Gelände aufgebaut sind. Besonders sinnvoll sind diese Bildschirme natürlich an Stellen, die die meisten Gäste passieren. Zum Beispiel nach dem Check-In, vor oder nach dem Betreten des Seminar- oder Speiseraums. Auf diesen Bildschirmen können drei Smileys in unterschiedlichen Farben abgebildet sein. Ein grüner, lächelnder Smiley sagt aus, dass die Gäste vollkommen zufrieden und glücklich sind und es nichts zu verbessern gibt.

Ein orangener Smiley mit skeptischem Blick spiegelt die akzeptable Mitte mit einigen guten Punkten, aber auch kleinen Mängeln die verbessert werden könnten, dar.

Ein letzter Smiley mit rotem, unzufriedenen Gesicht symbolisiert vollkommene Unzufriedenheit und starken Verbesserungsbedarf. Anhand dieser Abstimmung können Sie einsehen, wie das aktuelle Wohlbefinden und die Stimmung bei Ihren Gästen ist und umgehend darauf reagieren.

Zudem können zusätzliche Umfragen bei Lieferanten, Sponsoren und Mitarbeitern durchgeführt werden, um andere Blickwinkel zu betrachten.

Grundsätzlich sollte bei Umfragen während einer Veranstaltung besonders auf Kürze geachtet werden, denn wir wissen alle: In der Kürze liegt die Würze. Im Moment reicht Ihnen einfach zu wissen, ob die Gäste zufrieden sind oder nicht. Sollten sie dies nicht sein, ist es Ihre Aufgabe, das Problem herauszufinden und zu lösen und nicht die Ihrer Gäste. Dieses Vorgehen vermittelt auch ein Stück weit Professionalität und Ihr Ziel ist ja schließlich, die Veranstaltung so professionell wie möglich durchzuführen.

Wir fassen also zusammen, dass Live-Feedback während Veranstaltungen viele Vorteile bietet. Sie haben mehrere Möglichkeiten, dieses Feedback durch mehrere Arten von Umfragen zu erhalten. Allerdings sollten Sie aber auf knappe Ausgestaltung und klare Antwortmöglichkeiten setzen. Das Problem genau und schnell zu lokalisieren und zu lösen liegt dann natürlich in Ihren Händen.

 

Veranstaltungsevaluation nach dem Event

Werden meine Gäste nochmal eins meiner Events besuchen und wenn nicht, wieso nicht? Um diese Fragen zu klären, können Sie nach der Veranstaltung Evaluationen der Teilnehmer einholen.

Vor allem bei wiederkehrenden Veranstaltungen sollte Wert auf permanente und durchdachte Feedback-Abfrage gelegt werden. Durch die hervorgehende Evaluation ist eine stetige Verbesserung möglich.

Allerdings stellt dies viele Veranstalter oft vor eine große Herausforderung. Es stellen sich viele Fragen wie zum Beispiel: ,,Wann befrage ich?“, ,,Wen befrage ich?“ , ,,Wie befrage ich?“ und vieles mehr.

Alle diese Fragen werden wir hier beantworten, um Ihnen das bestmögliche Feedback zu generieren.

Zuallererst ist es wichtig, dass Sie die Umfrage zeitnah nach der Veranstaltung versenden. Dann sind die Erlebnisse in den Köpfen der Teilnehmer noch frisch und sie können qualitativ hochwertiges Feedback und konstruktive Kritik geben.

Bei den Umfragen empfiehlt es sich, dass Sie persönlich auf die Gäste eingehen, denn das erweckt in ihnen ein Gefühl der Wertschätzung.

Um Ihre Arbeit etwas zu vereinfachen können Sie die Teilnehmer in verschiedene Kleingruppen einteilen und daraufhin die Umfrage mit konkreten Schwerpunkten ausstatten. Mögliche Gruppen sind zum Beispiel qualifizierte Teilnehmer, Mitarbeiter, Partner und Sponsoren.

Grundsätzlich wird die Nutzung digitaler, sprich Online-Umfragen empfohlen. Zum einen aufgrund der einfachen Datensicherung, -verarbeitung und -speicherung. Außerdem sparen Sie Zeit und können auf eine einfache und meist graphische Auswertung zurückgreifen. Zum anderen ist die Methode, vor allem in Zeiten, in denen der Klimaschutz sehr präsent ist, nachhaltig und der Papierkonsum wird reduziert. Trotzdem empfiehlt sich eine zusätzliche persönliche Befragung, zum Beispiel per Telefon, bei qualifizierten Teilnehmern durchzuführen. Genau das erzeugt erneut ein Gefühl von Professionalität und Wertschätzung und die Wahrscheinlichkeit der erneuten Teilnahme oder der Weiterempfehlung steigt weiter.

Wir wissen alle, dass Feedback zwingend erforderlich ist, um langfristig Verbesserungen erzielen zu können. Ohne Feedback könnten Sie schlichtweg nur erahnen, was sich die Teilnehmer wünschen. Dank der Möglichkeit der Online-Umfragen können Sie wissen, was die Kunden sich wünschen und auf diese Wünsche eingehen.

Weiterhin ist wichtig für Sie zu wissen, dass Feedback sowohl positiv, als auch negativ sein kann. Negatives Feedback zeigt Ihnen deutlich auf, wo es Verbesserungsbedarf gibt und woran Sie arbeiten müssen. Grundsätzlich gilt: Negatives Feedback ist kein Grund den Kopf hängen zu lassen. Negatives Feedback ist immerhin besser als keins und Sie können Verbesserungen vornehmen und auf Teilnehmerwünsche eingehen.

Konkret sollten Sie also bei Umfragen nach der Veranstaltungen befragen was den Gästen gut oder weniger gut gefallen hat. Was fanden Sie interessant oder weniger interessant? Würden sie wiederkommen oder das Event sogar weiterempfehlen? Eventuell könnten sie, je nach Art und Thema der Veranstaltung, sogar darauf eingehen, ob das Event die Sichtweise der Teilnehmer in gewissen Dingen geändert hat. Auch die Frage nach konkreten Verbesserungsvorschlägen vermittelt Ihren Gästen das Gefühl, dass Sie sich Gedanken machen und das Ihnen viel am Wohlergehen Ihrer Gäste liegt.

 

Sonstige wichtige Aspekte bei Umfragen im Event-Management

Was ist wichtig um gute Online-Umfragen im Event-Management zu erstellen? Grundsätzlich gibt es vier Faustregeln, an denen Sie sich orientieren sollten.

Die Fragen sollten sehr konkret gestellt werden. Allgemeine Fragen zum Programm erschweren Ihnen die Analysen der Umfrageergebnisse. Fragen Sie konkret nach Rednern, Unterhaltungskünstlern oder Speisen, um genau zu wissen, was Sie beim nächsten mal verbessern sollten.

Für die meisten Umfrageteilnehmer ist die Anonymität der Umfrage ein enorm wichtiger Aspekt. Wenn sie wissen, dass ihre Daten sicher und anonym verwaltet werden ist die Bereitschaft, Feedback abzugeben höher. Zudem ist das Feedback auch aufschlussreicher und ehrlicher, da sich die Teilnehmer beim Abstimmen sicherer und geschützter fühlen. Ausnahmen sind natürlich Umfragen, wie zum Beispiel bei Anmeldungen, bei denen Sie persönliche Kontaktinformationen abfragen müssen.

Doch wie motivieren Sie Ihre Gäste, an der Umfrage überhaupt teilzunehmen? Sie können Anreize setzen, um die Teilnehmer zur Umfragedurchführung anzuregen. Wichtig dabei ist allerdings, dass die Anreize richtig gesetzt werden.

So können Sie zum Beispiel zu Beginn der Umfrage die Aussicht auf eine Teilnahme an einer Verlosung am Ende der Umfrage stellen, Ein weiterer Anreiz sind Gutscheine oder kleine Geschenke. Dabei kommt es ganz auf Ihre Umsetzungsmöglichkeiten an. Natürlich wird die Anonymität bei solchen Anreizen erschwert, da Kontaktinformationen angegeben werden müssen, um die Gewinne zu versenden.

Als letzten Punkt betrachten wir die Bewertung der Daten im richtigen Kontext. Sie können die Daten aus der Umfrage zur Veranstaltungsumfrage mit Daten anderer Veranstaltungen vergleichen, um so zu erkennen, wie Sie im Vergleich abgeschnitten haben. Das bietet einen anderen Blickwinkel und zeigt Ihnen neue Verbesserungsmöglichkeiten.

Wenn Sie beim Erstellen einer Umfrage diese vier Faustregeln beachten, erwartet Sie hochwertiges Feedback mit dem Sie sinnvolle Verbesserungen treffen können.

Achten Sie auf konkrete Fragen, Anonymität und Datenschutz, richtig gesetzte Anreize, sowie eine Bewertung der Daten im richtigen Kontext und einem erfolgreichen Event steht nichts mehr im Weg.

 

Resümee

Um den Traum eines jeden Event-Managers zu erfüllen und ein erfolgreiches Event mit rundum zufriedenen Gästen zu veranstalten, bedarf es lediglich ein paar grundsätzliche Regeln, die man im Bezug auf Online-Umfragen befolgen sollte.

Im Wesentlichen ist es wichtig, die Teilnehmer mit Professionalität zu überzeugen und ihnen ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Das erreichen Sie hauptsächlich durch komplikationsloses und schnelles Handeln. Dazu gehört auch Probleme schnell zu erkennen und zu lösen.

Auch die Gestaltung und der Aufbau der Umfragen spielt eine wichtige Rolle. Das Design sollte ansprechend und der Umfang kurz und knackig sein. Statten Sie die Umfragen immer nur mit den Fragen aus, die Sie wirklich benötigen und konkretisieren Sie sie.

Lernen Sie sowohl aus positivem als auch negativem Feedback und setzen Sie es professionell um.

Ihre Gäste werden rundum zufrieden sein und Ihre Veranstaltung jeder Zeit wieder besuchen.

 

Autor:
Clara Schmidt