Wie erhöhe ich die Teilnahme an meiner Online-Umfrage?

Sie haben bedenken dass Ihre Online-Umfrage nicht beantwortet wird? Oder wollen nur  sicherstellen, dass möglichst viele Personen auf Ihre Einladung reagieren? Keine Sorge, in diesem Artikel werde ich Ihnen kurz die wichtigsten Maßnahmen für eine höhere Teilnahme näher bringen. Damit sich die Arbeit mit der Erstellung Ihrer Umfrage also auch gelohnt hat, sollten Sie die folgenden Punkte so gut es geht befolgen. 

In diesem Artikel:

Was sind die wichtigsten Maßnahmen für eine hohe Teilnahme?

  • Verschiedene Kommunikationskanäle nutzen
  • Vorankündigung der Umfrage
  • Das Einladungsschreiben
  • Erneute Kontaktierung – Erinnerung
  • Incentives – Geschenke als Anreize zur Teilnahme

Rücklaufquote – Indikator für Teilnahmebereitschaft

  • Was ist eine Rücklaufquote und wie berechnet man Sie?
  • Was ist eine gute Rücklaufquote?

Besonderheiten bei Mitarbeiterbefragungen

  • Gründe für und gegen die Teilnahme von Mitarbeiterbefragungen
  • Verpflichtung zur Teilnahme der Mitarbeiter

 

Was sind die wichtigsten Maßnahmen für eine hohe Teilnahme?

 

Verschiedene Kommunikationskanäle nutzen

Um die Anzahl der teilnehmenden Personen an Ihrer Umfrage zu erhöhen, sollten Sie zuerst betrachten auf welchen Wegen man diese Personen erreichen kann. 

In den meisten Fällen sollten Sie sich nicht nur auf einen Kommunikationsweg konzentrieren. Um die Anzahl der Teilnehmer zu erhöhen, sollte Sie versuchen diese über möglichst viele Kanäle zu erreichen. Da Sie auf diese Weise eine größere Anzahl an Personen erreichen, erhöht sich natürlich auch die Anzahl der Teilnehmer.

Folgend finden Sie Beispiele auf welchen Wegen Sie Ihre Probanden erreichen können: 

  • Per E-Mail / E-Mail-Adresslisten
  • In Online-Foren teilen
  • Auf  Webseiten einpflegen
  • Social-Media (Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Xing, LinkedIn)
    • Persönliche Kontakte
    • Passende Gruppen
  • Online-Panels

Suchen Sie zu diesem Thema genauere Informationen, können Sie sich gerne unseren Blogartikel “Wo finde ich Probanden für meine Online-Umfrage?” durchlesen, bei dem es speziell um Studienarbeiten geht.

 

Vorankündigung der Umfrage

Es ist empfehlenswert Ihre Zielpersonen im Vorfeld über die Umfrage zu informieren. Dies kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Ihre potenziellen Teilnehmer können sich so gegebenenfalls schon mal kurz mit der Thematik auseinandersetzen und sind bei der Einladung bereits darüber informiert. Die Beteiligungsquote wird durch diese Maßnahme nachweislich gesteigert.

 

Das Einladungsschreiben

Der erste Eindruck ist für potenziellen Teilnehmer am wichtigsten. Das Einladungsschreiben spielt somit eine der wichtigsten Rollen.

Das Schreiben sollte möglichst kurz und deutlich gehalten werden. Der Inhalt sollte sich daher auf die folgenden Themen beschränken:

  • Das zentrale Thema der Befragung
  • Gründe und Ziele der Befragung
  • Dauer der Bearbeitung
  • Frist für die Bearbeitung
  • Link zur Befragung 
  • Hinweis auf Anonymität 
  • Hinweis zum Umgang mit Datenschutz
  • Ansprechpartner bei Problemen oder Fragen

Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie Ihre Teilnehmer persönlich (mit Namen) kontaktieren. Das ist in vielen Fällen aber nur schwierig umsetzbar. Anbieten würde sich das z.B. wenn Sie sich dafür entscheiden die Probanden per E-Mail zu kontaktieren. Sie sollten aber immer sicherstellen eine zielgruppengerechte Anrede zu wählen. 

 

Erneute Kontaktierung – Erinnerung

In der Regel reagieren Probanden innerhalb von wenigen Tagen bis zu einer Woche auf Ihre Einladung. Haben Sie jedoch keine Rückmeldung erhalten, sollten Sie die Person nochmals kontaktieren. Somit machen Sie erneut auf Ihre Umfrage aufmerksam.

Wiederholen Sie diesen Vorgang aber nicht beliebig oft. Es besteht die Gefahr, dass Ihre Nachricht negativ aufgefasst wird oder Sie künftig sogar im Spam-Ordner landen. Die erste Erinnerung ergibt in den meisten Fällen die beste Rückmeldung, daher empfehle ich Ihnen dies auch nur einmalig zu tun.

 

Incentives – Geschenke als Anreize zur Teilnahme

Eine weitere Methode die Anzahl der Teilnehmer an Ihrer Online-Umfrage zu erhöhen ist die Verwendung von Befragungsanreizen, die sogenannten “Incentives”. Incentives sind Geschenke die Sie für die Teilnahme an Ihrer Umfrage herausgeben. Dies können Sachgüter (z.B. eine Produktprobe, ein Tablet, kleine Werbegeschenke usw.) oder auch finanzielle Anreize sein (z.B. Gutscheine, Geld, Spenden für charity usw.). 

Unterscheiden kann man Incentives grundsätzlich in Form von Gewinnspielen bzw. Verlosungen und sicheren Incentives. Bei sicheren Incentives wird jedem Teilnehmer ein Incentive zugesprochen, bei Gewinnspielen bzw. Verlosungen nur einer kleiner Teilnehmergruppe. 

Grundsätzlich erhöhen beide Arten von Incentives die Teilnahmebereitschaft. Sichere finanzielle Incentives erhöhen diese allerdings am höchsten. 

Mit der Erhöhung der Incentives steigt auch zugleich Anzahl der Teilnehmer an. Je höher Sie also eine Belohnung ausfallen lassen, desto mehr Personen werden an einer Umfrage teilnehmen. Natürlich muss dies an dem verfügbaren Budgets festgemacht werden. 

 

Rücklaufquote – Indikator für Teilnahmebereitschaft

Was ist eine Rücklaufquote und wie berechnen ich Sie?

Ob die Teilnahme an Ihrer Umfrage gut gelaufen ist können Sie anhand der Rücklaufquote ermitteln. Die Rücklaufquote gibt an, wie viele Personen die von Ihnen eingeladen wurden auch an Ihrer Umfrage teilgenommen haben. Es ist sozusagen ein Feedback, wie gut die oben genannten Punkte umgesetzt wurden.

Unterschieden werden kann die Rücklaufquote in eine Bruttorücklaufquote und einer Nettorücklaufquote. 

Die Bruttorücklaufquote bezieht sich auf die Gesamtzahl aller beantworteten Fragebögen. 

Die Nettorücklaufquote bezieht sich nur eine die vollständig ausgefüllten Fragebögen. Sie gibt also zusätzlich an, wie viele Probanden während der Befragung abgebrochen haben. Das ist meist ein guter Anhaltspunkt dafür, wie gut Sie Ihren Fragebogen gestaltet haben. 

Die Berechnung der jeweiligen Rücklaufquoten erfolgen wie folgt:

Was ist eine gute Rücklaufquote?

Natürlich kann man nicht pauschal sagen wie hoch eine Rücklaufquote sein muss damit die Teilnahme an der Umfrage als gut eingestuft werden kann.Dies hängt von vielen Faktoren ab. 

Unten stehend finden Sie allerdings durchschnittliche Rücklaufquoten für verschiedene Umfragen. Dies soll Ihnen einen groben Anhaltspunkt geben, mit denen Sie Ihre Umfrage vergleichen können. 

Webseiten Umfrage (Per Popup/Layer) = 2 – 10%
Kundenbefragung B2B (E-Mail) = 5 – 20%
Kundenbefragung B2C (E-Mail) = 10 – 40%
Konsumentenbefragung (Online-Panel) = 20 – 70%
Mitarbeiterbefragung (E-Mail) = 50 – 80%

Quelle: Axel Theobald (2017), Praxis Online-Umfrage-Marktforschung, Grundlagen – Anwendungsbereiche – Durchführung, S.354

 

 

Spezialfall bei Mitarbeiterbefragungen

 

Gründe für und gegen die Teilnahme von Mitarbeiterbefragungen

Wollen Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, sollten Sie auch andere bzw. weitere Aspekte betrachten. Denn oftmals sind Mitarbeiter gegenüber Befragungen abgeneigt. In der folgenden Abbildung finden Sie einige Gründe für und gegen die Teilnahme einer Mitarbeiterumfrage.

Quelle: Ralf Linke (2018), Mitarbeiterbefragung optimieren: Von der Befragung zum wirksamen Management-Instrument, S.59 Abb. 2.5

 

Sie sollten sich darauf konzentrieren die Gründe gegen eine Umfrage so gut wie nur möglich zu beseitigen und im Anschluss durch klare Kommunikation an die Mitarbeiter weitergeben. Dabei ist eine gute Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern ausschlaggebend.

 

Verpflichtung zur Teilnahme für eine hohe Beteiligung

In einzelnen Unternehmen findet man oftmals noch eine verpflichtende Teilnahme an Mitarbeiterbefragung. Dies führt zwar zu einer hohen Beteiligung, ist aber keineswegs zu empfehlen. Die Mitarbeiter die sonst nicht an der Befragung teilgenommen hätten tendieren nämlich meist zu einer eher positiven Beantwortung. Dies scheint auf den ersten Blick zwar gut für das Ergebnis zu sein, ist aber auf keine Fall repräsentativ und führt lediglich zu einer Verzerrung der Befragung. 

Führen Sie daher keineswegs eine Verpflichtung zur Umfrage ein. Konzentrieren Sie sich am besten auf die Gründe, warum diverse Mitarbeiter nicht an der Umfrage teilnehmen und versuchen Sie diese zu lösen. 

 

Autor:

Tobias Schmidt